はじめまして、LIFULL秘書の新垣です。 この記事は、LIFULLアドベントカレンダー2の22日目です。
クリエイターズブログなのに秘書？とお思いの方が多くいらっしゃると思います。私も若干不安ですが、現在2名を担当しており、いずれも主にその管掌がエンジニア組織のため、今回参加させていただくことになりました。
「秘書ってどんなことしているの？」と聞かれることも多く、謎に包まれている印象が強い職種。 普段あまり語る機会もないので、今回はメイン業務のひとつであるスケジュール管理を中心に、取り組みをご紹介できたらと思います。
スケジュール調整依頼数は月平均200件
LIFULLの秘書グループは、3名の秘書と1名のアシスタントの計4名が所属しており、私は下記2名を担当しています。
- 取締役執行役員（2013年～）
- CTO（2019年10月～）
1日あたり6～9件程の予定が入っており、それらを調整するのが秘書の役割です。 なかには定例会議もあるため、依頼件数は2名分合わせて月平均200件強くらいかと思います。
規程上必要な会議体や出張等は年間で計画しますが、直前で変更になることは日常茶飯事。また、事業や組織の状況に応じて都度動きも変わるため、スケジュールは毎日分刻みで変更しています。 秘書には、優先順位の判断力と柔軟性、そしてスピードが求められます。
コミュニケーションツールの多様化
また、数年ほど前までは電話とメールがコミュニケーションツールの主流でしたが、現在はChatworkやハングアウトなどのチャットツールやメッセンジャーも増え、社内外問わず連絡手段が多岐にわたっています。 連絡という行為が簡便になったことで、コミュニケーションのスピードは確実に早まっていますが、その一方で、情報が細切れで届いたり、情報の属人化が顕著になっています。
秘書グループでも 毎日膨大な量に対応するためのスピードが求められる一方で、
- 必要な情報が一回で手に入らず、やりとりの回数が増大（＝手戻りが増えた）
- グループ内で代理対応がしづらくなってきた
という声が増えました。
そのためこれらの不を解消すべく、気軽に取り組める改善としてGoogleフォームによる調整受付を行ってみることにしました。
Googleフォームの活用で、情報取得とフォロー体制の基盤を
社内限りですが、役員単位で簡単な専用フォームを作成し運用しています。
項目は秘書がそのスケジュールを調整するために必要な情報ですが、相手の負担にならないよう
- 必要最低限の情報のみ
- 選択式
としました。
また、投稿された内容は、他秘書も閲覧できるところに保存しています。 普段見ることはないですが、何かあったときにすぐに情報の取得が可能です。
この方法を導入してから、
- 必要な情報を都度聞き返す手間が削減
- 他秘書が不在の際にグループ内で代理対応が可能(=役員や社員に迷惑がかからない）
などの利点が生まれています。
また、スプレッドシートにデータが溜まることで過去情報を遡ることができたり、 調整未/済のタグ付でタスク管理ツールとしても活用が可能です。
スケジュールを分析し、可処分時間を創り出す
さらに、これらのスケジュールは月単位で分析し報告します。
＜方法＞
- Googleカレンダーに予定を登録する際、軸となるタグをつける
- 月単位でCSV（gas）に吐き出す
- 手作業で元データ修正（マクロ活用）
- ピポットテーブルでグラフ化
分析の軸は希望に応じてカスタマイズしていますが、おおよそ
- 内容の種別(意思決定、報告、ブレスト等)
- 管掌部門別
- 時間軸別(足下、未来)
で、
どんな性質のMTGに
どんな役割として参加したのか
それは満足度高く、生産できたものだったか
そうでなければ次はどんなアクションをしてみるか
を一緒に考え、提案し、改善を繰り返します。
それなりに手動の部分も多いので、より良い方法を模索中です。
以上、スケジュールに関する取り組みについて一部ご紹介させていただきました。
ルーチン業務は極力自動化（に挑戦中）
どの職種にもある程度のルーチン業務が存在します。 LIFULL秘書の場合、「管掌部署で取りまとめて提出」ということも多く、 2名分計6部門（直下マネージャー14名)が担当範囲になります。
なかには週や月単位で同じ内容を広報することもあるので、そのようなものは GoogleAppsScript(GAS) とChatwork APIを使って、通知を自動化しています。 これは、弊社エンジニアが作ったスクリプトを活用しています。
また、よく聞かれる質問等は社内ポータルに掲載。メンバー紹介とともに秘書的tipsとして紹介しています。
おまけ：エンジニアの組織をフォローするにあたり心がけていること
最後に、クリエイターズブログということなので、これらの組織をフォローするにあたり心がけていることを考えてみました。
私の場合は、可能な限りイベントや各種活動を直接見に行くようにしています。
たとえば
- １）社内椅子コン-ISUCON-（でこっそり差し入れを提供する）
- ２）Ltech（をこっそり見学をする）www.lifull.blog
- ３）AI戦略室成果展示会（で、こっそり手書きの企画書を出してみる）
- ４）創民祭（で、Vtuberのシークレットゲストになってみる）www.lifull.blog
などです。
正直なにを話しているのかサッパリなことも多い（ごめんなさい）のですが、 職種柄なにも動かないと距離が遠くなってしまうので、 そこは近い存在でありたいと思い、そのようにしています。
また、その場で出てきたワードは他の場面でも出るので、生の情報に触れておくことは大事だと思っています。 最近は自分が動かなくても情報が入ってくる時代ですが、百聞は一見にしかず。
その情報は誰かの主観を通したものであることも多いので、大事にしつつも、自らその場にいき、場の空気含めて自分の感覚でも感じるようにしています。
と言いつつも、単に皆さんが楽しく発表したり開発したりしている姿を見ることが好きなのかもしれません。
LIFULL主催のイベントは数多く開催していますので、よければ皆様も気軽にお越しください。
また、弊社では仲間も絶賛募集中です。 カジュアル面談もおこなっていますので、ご興味のある方はぜひご連絡ください。
2020年もクリエイターたちに助けてもらいながら、バックオフィスの小さなデジタル改革を進めていけたらと思います。
