LIFULL Creators Blog

「株式会社LIFULL(ライフル)」の社員によるブログです。

LIFULL秘書のウィズコロナ

LIFULL秘書の新垣です。この記事はLIFULLアドベントカレンダー2の24日目です。 担当させていただいているお二人(取締役、CTO)の管掌がいずれも主にエンジニア組織のため、今年も参加させていただくことになりました。

昨年の記事はこちら↓

www.lifull.blog

「秘書って在宅勤務できるの?」と聞かれることが多かった2020年。

LIFULLでは新しい働き方として在宅勤務とオフィス勤務を併用した勤務ルールを適用しており、これは役員も秘書も同様です。

そこで今回は、コロナ前後における業務変化について3つに限定し紹介します。

  1. スケジュール調整の変化

  2. コミュニケーションの変化

  3. 戦略発信量の変化

(予めですが、今回は技術革新の要素はないです。ご了承ください。。)

スケジュール調整件数は1.2倍(200件/月→240件/月)

皆さんはコロナ前後において日々の会議数に変化はありますか? 私が担当しているお二人はほぼすべての会議がオンラインになり時間の刻み方が細かくなったため、総会議数が増えました。 ざっと1.2~1.5倍です。

というと「調整が大変そう!」という印象を持つかもしれませんが、実はそうではなく省力化で楽になりました。 理由は明確で、増えたことよりも減ったことの方が多いからです。

増えたこと:調整件数
減ったこと:1件あたりの調整ステップ
増えたこと<減ったこと

減ったことの代表は会議室の確保。 今まではその会議の目的や役員の前後予定の動線を勘案し会議室を押さえていました。これが時に難易度が高く、1つの会議室を押さえるために多くの予定をパズルのように組み替えることもしばしば。ところが現在は2要素の構成だけで会議が開催できます。

before コロナ:会議=人×時間×場所
with コロナ :会議=人×時間
場所の概念がなくなったことは非常に大きな変化進化だと感じています。

ちなみにベトナムの開発系子会社LIFULL Tech Vietnam Co.,Ltd.への出張や 海外カンファレンス参加のための出張もありましたが、これらもすべてオンラインに移行しました。 参加費・旅費交通費等の実費の削減に加え、私達の事務処理工数(人件費)もかなり削減しているのではないかと思います。

なお昨年紹介したGoogleフォームによるスケジュール調整受付は、今も非常に良いツールとして活用しています。 鍵となるのは必要な情報を一回で得られる仕組みを作ること。 適切な情報入手が調整スピードと正確さに繋がり、それが役員ひいては事業のパフォーマンス最大化に繋がるという意識を持ち続け、 今後も改善を繰り返していきます。

コミュニケーションの工夫

日々のコミュニケーションにも変化がありました。

まず、LIFULLには秘書室という空間は存在せず、一人ひとりが独立して担当役員の隣の席に座らせていただいています。 それは、私たちはそれぞれの担当役員の成果にコミットしているためであり、役員の目標達成の支援のため、コミュニケーションの量・質ともに重きを置いているからです。 近い距離にいることで得られることは非常に多く、その日の役員の空気感で私たち自身その日の動きを変えたりもしています。 また近距離だからこそ自然発生する雑談からは、多くの0→1アイディアも生まれていました。

ところが一斉に在宅勤務になり、 リアルタイムで状況が把握できない、タスクが把握できない、感情が把握できない・・いまどういう状態にあるかが見えないという環境になりました。 とくにCTOに関しては複数の組織長を兼務しているため、秘書とのコミュニケーションが整わないと影響を受ける組織が多く出てきてしまいます。

そこで取り入れたのは
・月と金:30min mtg(月:Weekly plan/金:G-POP*1、KPT )
・火-木:10min mtg(当日発生×緊急以外の報連相)
いずれも夕方に設定することで、1日、1週間、1か月を振り返るという行為にも重きを置いています。

ちなみにこれらは「ゴールと道順が決まっている成果」には有効ですが、先述の自然発生的なアイディアの創出と実行にはまだ工夫が必要です。 コーチングを駆使しているものの、これを遠距離において無意識的に創り出すことが目下の目標です。

before コロナ:近い距離にいることで五感含めたコミュニケーション
with コロナ :遠い距離にいるからこそ毎日計画的にコミュニケーション
差分     :自然発生的に生まれる0→1創出と実行

AIに代替される可能性がある職種と言われている秘書。
AIに代替されない付加価値はココ(↑差分)にあると考えているため、今後も差分を作り出し続け、その質を上げる方法を模索していきます。

戦略発信量が激増、裏側は超省力化

最後に戦略発信量に関してです。 新しい働き方に伴い新しいコミュニケーションルールが策定され、 戦略共有の場である総会の開催数を増やしました。 また開催方法も、リアルからオンライン(Zoom/Webiner)にシフトしました。

▼開催数の変化
本部総会(100~600名)
 before コロナ:年1回 1~1.5h
 with コロナ :年12回  0.5h

部総会(50~100名)
 before コロナ:年4回  1~1.5h
 with コロナ :年12回  0.5h

開催の裏側には担当部門秘書が関わっているため、フロー図にしてみました。

Before@リアル f:id:LIFULL-shingaky:20201222152904p:plain

After@オンライン f:id:LIFULL-shingaky:20201218190924j:plain

1つひとつのステップ処理時間も、ステップそのものも、だいぶ省力化できているのが分かるかと思います。 オンライン化により自然となくなったものもあれば、高頻度の開催を実現するために自ら省力化したものもあります。 環境の変化が後押しし、自業務のBPRもゼロ発想でおこなうことができました。

ちなみに余談ですが、秘書グループは常に密にやりとりをしており互いの状況が手に取るようにわかるため、 LIFULL HOME'S事業本部長秘書は「ウェビナー芸人(600名規模でウェビナー運営しているため)」、 私は「総会芸人(時期により週に7件総会を運営しているため)」というあだ名で呼び合って遊んで運営しています。

おまけ:エンジニアの組織をフォローするにあたり心がけていること

最後に、クリエイターズブログということなのでこれらの組織をフォローするにあたり心がけていることを今年ver.で考えてみました。 今年は「オンラインツールを試して先に失敗してみた」ことかなと思います。

たとえば初夏のオンライン街バルという全社員参加型交流イベント。 30個ほどある選択制のイベントのうちの1つをremoを使って運営してみましたが、 zoom以外のツールを使っているイベントはこの1つだけでした。 (Clusterを使ったアバター×VR空間イベントはありました!)

私自身はそもそもITに弱くツールに疎くとても苦手意識が強いのですが、安定志向じゃつまらないという思考が上回り、 気づけば参加者40名に操作レクチャーをしていました。 イベント開催後は参加者等が自部署に取り入れており、広がりを感じました。

また、Spatial.Chatでエンジニアイベントを開催した日もありました。 これも「いつもと同じじゃつまらないから使ってみよっと!」がきっかけでした。 正直ほぼハプニングだらけでしたが、後日様々な部署で「Spatial.Chatはこうすると失敗していたからこうしたほうがいい」というやりとりがされていたので、 みんなが失敗しちゃいけない場面で失敗しないように、私が先に失敗していてよかったなーとひそかに思いました。 社内外問わずエンジニア主催で様々なイベントを開催しているので、間接的でも小さなことでも、なにかしらの役に立てていたら嬉しく思います。 lifull.connpass.com

LIFULLはこの1年で働く環境が変わりました。
が、環境が変わっても誰もが楽しく挑戦できる機会がたくさんあります。 ご興味のある方はぜひ一度ご連絡ください。 hrmos.co

2021年もクリエイターたちに助けてもらいながら、バックオフィスの小さな革新革進をしていけたらと思います。