釣り気味タイトルで大変申し訳ございません。
プロダクトエンジニアリング部の島村です。
総会どうしていますか？
みなさまが所属する会社・組織では総会は実施されておりますでしょうか？
部署やチームの結束を高め、メンバーが同じ方向を向くためには貴重な機会となる総会。
エンジニアリングマネージャーであれば、運営を行なったことがある方も少なくないと思います。
総会って難しい
そんな総会ですが、下記のような問題が生じやすいと思います。
- 組織の階層ごとに総会があり、総会過多な状況になる
- どの総会でも似たような構成になりやすい
- 会を重ねるごとにネタが尽きてくる
私の所属する組織でも総会の実施を考えたのですが、上記のような問題が懸念され、頭を悩ませました。
総会の目的を考える
そもそも何が何でも総会を実施する必要があるわけではありません。
総会を実施する上では、目的や総会を実施することで目指したい組織の姿を定義することが大切です。
今回の我々の組織のケースでは、所属する各グループ内での交流は盛んだが、グループ感での交流の機会には乏しく、そもそもお互いのことをよく知らない等、組織全体としての結束力には課題がありました。
そのため、総会を行うことで目指す姿を下記のように定義しました。
- 個々人の強みや詳しい領域がわかり、それをそれぞれの組織に還元できる状態
まずは総会を行うことで上記を目指し、ゆくゆくは、
- グループの垣根を超えて助け合い、相乗効果を生み出せている状態
- 例えば何かサービスをつくるときにお互いの力を合わせ、よりよいものを作り出せる状態
のような状態に辿りつきたいと考えました。
OSTに着想を得る
上記を目指すための総会のコンテンツを考えはじめたのですが、そんな時にコンテンツ案として着想を得たのが、OST（Open Space Technology）というディスカッションの方法論です。
OSTは会議の参加者が議題を提案し、その議題に興味のある人が参加して議論を行う会議の方法です。
議題や議論の場の作り方が参加者に委ねられるため、より参加者が主体的、かつ能動的に議論を行えるのが特徴です。
どんな感じでやったか
今回我々は上記のOSTにインスパイアされつつも、初めての試みかつ、関係性が出来上がり切っていない組織での実施であったため、事前にいくつかのテーマを用意し、参加者に選んでもらう形式で行うことにしました。
（それもうOSTじゃないじゃんというツッコミはスルーします！）
テーマですが、参加者にとって親みやすい、かつ個々人にとって学びがある・持って帰られるネタがあることを重視し、下記に5テーマを用意しました。
- 在宅勤務
- レビュー
- 設計・見積もり
- 仕事を早く終える方法
- チームビルディング
LIFULLも現在は在宅勤務が多くなっており、総会もzoomでの開催となりました。
上記のテーマごとの部屋を用意し、参加者が入りたいテーマの部屋に入ってトークする形式で実施しました。
やってみてどうだったか
やってみて良かった点、イマイチだった点・改善点は下記です。
良かった点
- 普段関わりのないメンバーでの交流ができた、話が参考になったという意見が参加者からも聞くことができた
- テーマ選定が日常業務の範疇だったため、初対面くらいの関係性でも議論がしやすかった
- 自分でテーマを選ぶことができたので、話が盛り上がりやすかった
イマイチだった点・改善点
- テーマにより人数にバラつきがあり、人数が少なすぎて解散した部屋もあった（5、6人がちょうどよさそう）
- 技術的な話題のところは知識差がある場合に同じ目線で議論をするのが難しかった
- テーマは事前発表されていた方が準備して臨めるので議論が深まりそうだった
総会実施後にはアンケートも実施しましたが、約80%がやってよかった、約95%がまたやりたいと回答しており、おおむね好評な結果が得られました。
一方で改善点も多く見えてきております。
目指す姿に近くためには継続性が重要と考えますが、継続していくには議論の質を高めていく工夫も必要と感じています。
まとめ
今回我々の組織で実施した総会について紹介させていただきました。
タイトルは釣り気味ですが、満足度が高かったのは本当なので、今後も改善を重ねながら継続していきたいと考えています。
上記のような形式でのディスカッションは総会以外のチームビルディングにも有用と思いますので、参考になれば幸いです。
